Les séminaires d’entreprises sont de belles occasions pour se rassembler entre employés et employeurs de façon moins formelle. Ces évènements présentent de nombreux avantages et contribuent souvent à améliorer la productivité des sociétés.
Leur organisation peut néanmoins se révéler assez complexe sans les bonnes indications. Découvrez ici comment organiser au mieux un séminaire pour son entreprise !
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Choisir l’emplacement et la période
Les choix de l’emplacement et de la période ont aussi une grande importance dans l’organisation du séminaire d’entreprise.
L’emplacement
L’emplacement doit être choisi en tenant compte de différents facteurs. Il s’agit notamment de l’accessibilité, de la capacité d’accueil, de la flexibilité, du cadre environnant et des infrastructures. Les tentes spécialement sont des solutions assez intéressantes comme espaces évènementiels.
Elles ont de nombreux avantages et répondent à différents besoins. Les tentes nomades Eurostretchtentes sont flexibles en termes d’aménagement de l’espace et sont faciles à commander en ligne, ainsi vous pourrez vous en servir pour plusieurs événements différents !
Elles permettent aussi de profiter de la beauté de la nature tout en étant à l’abri si le séminaire est organisé dans un environnement ouvert ou extérieur. Les participants bénéficient de la lumière naturelle et de l’air frais. Ces emplacements offrent aussi une certaine intimité.
La période
La présence effective des participants au séminaire dépend en partie de la période choisie. Évitez des dates qui pourraient compromettre leur disponibilité. Les weekends et les périodes des vacances scolaires par exemple notamment ne sont généralement pas les meilleurs choix.
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Définir sa cible et ses objectifs
La réussite de tout évènement d’entreprise dépend de l’objectif à atteindre et de la cible. Il est important de définir clairement ces deux points, car elles déterminent la trajectoire d’organisation et toutes les prises de décision.
Si le but du séminaire est de renforcer la cohésion par exemple, il faut prévoir différentes activités que celles à faire pour présenter de nouvelles stratégies commerciales. Il en est de même si l’évènement est uniquement destiné aux partenaires ou aux collaborateurs de l’entreprise.
La définition de l’objectif et de la cible permettra de choisir le thème, le format et le budget du séminaire. Ces paramètres sont importants pour la planification et l’évaluation du succès de l’évènement une fois qu’il sera terminé.
Élaborer un planning pour le séminaire
Un séminaire réussi nécessite d’avoir un programme bien équilibré pouvant maintenir l’attention et l’implication des participants tout au long de l’évènement. Le planning doit comprendre les heures de pause, des conférences et des activités. Il doit également tenir compte des imprévus.
Prenez le soin de répartir les sessions de façon équilibrée pour que les participants puissent se détendre et reprendre des forces. En outre, alternez entre présentation formelle, activités de renforcement d’équipe, séances de brainstorming, repos et ateliers interactifs.
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N’oubliez surtout pas de prévoir un service de restauration chargé d’offrir une expérience culinaire de qualité aux participants. Insérerez des pauses pour les collations et le buffet. La restauration est en effet un facteur important pour garantir la satisfaction des participants.
N’oubliez pas, comme expliqué plus haut, en cas de séminaire en extérieur et pour faciliter la restauration, vous avez la possibilité d’utiliser une tente nomade. Vous pouvez l’ajuster selon vos besoins et elle peut être bien utile pour rassembler vos équipes autour d’un bon repas tout en étant abrité !
Communiquer en amont et après l’évènement
La communication est un pilier pour réussir un séminaire d’entreprise. Établissez un solide plan de transmission en amont afin de prévenir tous les participants à temps et de s’assurer de leur présence.
Après l’évènement, prenez le soin de leur envoyer un mot de remerciement et de recueillir leurs impressions. Cette étape permet de faire un bilan et d’évaluer les résultats du séminaire.